Lerne, was ein Kunde ist und wie du Kunden für Projekte nutzt.
Ordnung und Struktur sind wichtig. Daher ist es ratsam, alle Kundeninformationen an einem Ort zu sammeln. Zeiterfassungen und Dokumentationen werden daher oftmals Kunden zugeordnet. Für eine noch bessere Zuordnung kann man diese Informationen direkt den Projekten zuordnen.
Zusammenhang zwischen Kunde und Projekt
Beispiel eines Set up:
Max Mustermann braucht eine neue Garage und ihr sollt ihm diese bauen. Der Kunde heißt folglich Max Mustermann, das Projekt heißt Neue Garage - Hauptstraße 15. Das Projekt beinhaltet die Informationen, was gemacht werden soll und wird mit dem Kunden Max Mustermann verknüpft. Jedes Projekt des Kunden kann diesem zugeordnet werden, so dass Berichte über alle Projekte eines Kunden erstellt werden können.
Einen Kunden anlegen
Klicke auf Kunden in der Menüleiste. Hier siehst du alle deine bereits angelegten Kunden in einer Liste.
Klicke anschließend auf den Button Kunden erstellen und trage alle Kundendaten in die Felder ein.
Wer kann Kunden erstellen?
Benutzer mit der Rolle eines Administrators oder Managers können Kunden sowohl im Smartphone als auch am PC erstellen. Benutzer mit der Rolle eines Mitarbeiters können weder Kunden erstellen noch ändern oder gar löschen. Sie sehen zudem nicht die komplette Kundenliste. Die Mitarbeiter sehen nur die Kunden, die ein Projekt haben, für das sie Zugriffsrechte besitzen.
Inaktive Kunden
Ein Kunde, der inaktiv ist, wird in der Kundenliste nicht mehr angezeigt. In der Regel werden Kunden dann auf inaktiv gesetzt, wenn man keine aktive Geschäftsbeziehung mit dem Kunden mehr unterhält, man den Kunden aber auch nicht löschen möchte. Um einen Kunden auf inaktiv zu setzen, wählt man den Kunden aus und klickt dann auf das ovale Feld unter aktiv und setzt den Kunden so auf inaktiv. Man kann einen Kunden jederzeit wieder auf Aktiv setzen. Kunden, die auf Inaktiv gesetzt wurden, befinden sich anschließend im Reiter Inaktiv.
Was passiert, wenn ich einen Kunden lösche?
Löscht man einen Kunden, so wird dieser aus der Kundenliste gelöscht, jedoch bleiben alle Daten erhalten, die bereits im System erfasst wurden. Beispiel: Löschst du den Kunden Max Mustermann und hast auf diesen Kunden 40 Stunden in der Zeiterfassung erfasst, so werden diese Stunden nicht gelöscht. Dies verhindert, dass Abrechnungen verfälscht werden.