Qualifikationen

In jedem Unternehmen gibt es mitarbeiterbezogene Dokumente, die man strukturiert aufbewahren möchte oder Zertifikate von Schulungen und Weiterbildungen, die regelmäßig erneuert werden müssen.

Das Qualifikationsmodul in Svenn hat viele Nutzungsbereiche. Die von unseren Kunden am häufigsten genutzten Qualifikationen sind:

1. Fortbildungsnachweise/ Scheine für Mitarbeiter inkl. Erinnerung, wenn diese erneuert werden müssen (Bsp. Staplerschein)

2. Erinnerungen, wenn Schulungen und Unterweisungen fällig sind (Bsp. Sicherheitsunterweisung)

3. Erinnerungen, wenn Maschinen gewartet werden müssen

4. Erinnerungen, wenn Geräte- und Maschinenprüfungen anstehen

In diesem Artikel kannst du lesen, wie du:

1. Das Modul Qualifikationen aktivierst

2. Qualifikationsarten erstellst

3. Qualifikationen hinterlegst

1. Aktiviere das Modul Qualifikationen

Wenn du ein Paket ohne das Modul Qualifikationen erworben hast, dann kannst du dieses nachträglich buchen, indem du es im App-Marktplatz aktivierst. Gehe auf App-Marktplatz im Menü auf der linken Seite.

Suche das Feld Qualifikationen. Klicke auf den Aktivieren-Button rechts unten im Feld.

Du bekommst eine Information, dass das Modul aktiviert wurde und siehst anschließend einen neuen Menüpunkt unter Projektmanagement im Menü auf der rechten Seite.

Da du das Modul gerade erst aktiviert hast, findest du noch keine Qualifikationsarten in der Liste.

2. Erstelle Qualifikationsarten

Qualifikationsarten sind verschiedene Kompetenzen und Qualifikationen, die Mitarbeiter erworben haben. Dies sind z.B. Zertifikate, Scheine und Berufsabschlüsse, aber auch Unterweisungen und Schulungen.

In unserem Beispiel haben wir ein Unternehmen, in dem es eine Sicherheitsfachkraft gibt, der regelmäßig an Vorsorgeuntersuchungen zum Gefährdungsfaktor Lärm (G20) im Rahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge teilnimmt. Für diesen Mitarbeiter wollen wir die Qualifikationsart Sicherheitsfachkraft anlegen, sowie die Vorsorgeuntersuchung G20 Lärm mit regelmäßig wiederkehrender Untersuchung alle 3 Jahre.

Zuerst müssen wir die Qualifikationen erstellen und diese dann dem Mitarbeiter zuordnen. Dies machen wir, indem wir unter Einstellungen eine Qualifikation hinzufügen. Rechts findest du den Button + ERSTELLEN.

Wir legen 2 neue Qualifikationen an.

1. Sicherheitsfachkraft

2. G20 Untersuchung Lärm

3. Qualifikationen den Mitarbeitern zuordnen

Klicke auf Qualifikationen in der Menüleiste. Oberhalb von Einstellungen findest du den Punkt Qualifikationen. Hier ordnest du einem Mitarbeiter eine Qualifikation zu.

Klicke auf + Qualifikation hinzufügen auf der rechten Seite. Es öffnet sich jetzt ein Fenster, in welchem du alle Daten eingibst.

1. Qualifikation: Wähle aus, welche Qualifikation dem Mitarbeiter zugeordnet werden soll.

2. Mitarbeiter: Für welchen Mitarbeiter wird die Qualifikation festgelegt?

3. Startdatum: Wann hat der Mitarbeiter die Qualifikation erworben?

4. 4. Enddatum: Sofern die Qualifikation befristet ist, wann endet sie?

5. Datum der E-Mail-Benachrichtigung: Wann möchtest du per E-Mail daran erinnert werden, dass du einen Termin zur Erneuerung der Qualifikation ausmachen musst?

Die Felder 1 und 2 sind erforderlich, wohingegen die anderen optional sind.

Sicherheitsfachkraft

Wir erstellen die Qualifikation Sicherheitsfachkraft, indem wir in die Felder wie folgt ausfüllen:

Da der Schein zur Fachkraft für Arbeitssicherheit unbefristet ist, geben wir ein Startdatum ein, aber kein Enddatum und auch kein Datum zur E-Mail-Benachrichtigung. Wir laden jedoch das Zertifikat hoch, welches bestätigt, dass der Mitarbeiter die Ausbildung zur Fachkraft für Arbeitssicherheit erfolgreich abgeschlossen hat.

G20 Untersuchung Lärm

Svenn vereinfacht die administrative Arbeit, indem es euch Arbeiten abnimmt. Der Mitarbeiter muss die G20 Untersuchung alle 3 Jahre durchführen. Wir legen daher die Qualifikation G20 Untersuchung Lärm wie folgt an:

Wir wählen zuerst die Qualifikation aus, legen den Mitarbeiter fest und wählen das Datum aus, wann die letzte Untersuchung gemacht wurde. In unserem Beispiel ist das der 01.05.2022. Anschließend wählen wir unter Enddatum das Startdatum plus 3 Jahre aus, sprich der 30.04.2025. Da wir 3 Monate vor der anstehenden Untersuchung informiert werden wollen, wählen wir als Datum für die E-Mail-Benachrichtigung das Enddatum minus 3 Monate, also den 01.02.2025 aus. So haben wir 3 Monate Zeit, um die Untersuchung rechtzeitig durchzuführen. Da die Untersuchung aus einem Hörtest besteht, können wir das Ergebnis der Untersuchung als Datei hochladen und entsprechend ablegen.

Wie du im Bild sehen kannst, haben wir eine Kopie des Nachweises hochgeladen. Einen Nachweis lädst du hoch, indem du auf den Button Durchsuchen klickst. Du kannst jetzt die entsprechende Datei in deinem PC suchen und hochladen. Klicke anschließend auf Speichern.

Am 01.02.2025 versenden wir eine automatisierte E-Mail, die daran erinnert, dass die G20 Untersuchung erneut ansteht.