Sende timer fra Svenn til Tripletex Send timer direkte til Tripletex for lønn og videre prosjektregnskap. Her kan du lese alt om hvordan timer sendes fra Svenn til Tripletex Christopher Krohn
I denne artikkelen vil vi ta for oss hvordan du kan bruke Tripletex-integrasjonen til å sende timer fra Svenn til Tripletex. Vi vil gå igjennom oppsett, enkle eksempler og mer avansert bruk med sending av blant annet overtid, oppgaver og arbeidstyper.
Innhold
Grunnleggende oppsett
Før vi kan sende timer til Tripletex må vi sørge for at alt er satt opp korrekt, både i Svenn og i Tripletex.
Oppsett i Svenn
Først slår vi på muligheten til å sende timene fra Svenn til Tripletex.
Gå til Markedsplassen -> Tripletex og huk av "Aktiver sending av timer fra Svenn til Tripletex"
Vi sender kun godkjente timer til Tripletex. Så hvis du ikke har slått på godkjenning av timer, gjør det under innstillinger -> timer. Dette skal automatisk ha blitt slått på for kontoen når integrasjonen ble slått på.
Oppsett i Tripletex
For at Svenn skal kunne sende timer til Tripletex er det viktig at det er satt opp "Prosjektaktiviteter" og at "Standardaktivitet" er satt i Tripletex. Svenn faller tilbake på standardaktivitet når vi sender over timene til Tripletex hvis ikke noe oppgaver er satt på timene.
Hvis du er usikker på hvordan dette settes opp i Tripletex, så kan du trykke her.
Siden Svenn ikke har nøyaktig samme oppsett som Tripletex, er det gjort følgende konverteringer av dataflyten mellom systemene.
Tables can't be imported directly. Please insert an image of your table which can be found here.
Svenn
Tripletex
Oppgaver
Prosjektaktivitet
Arbeidstyper
Internaktivitet
Sende timer fra Svenn til Tripletex
Svenn sender timer som er godkjent og ikke eksportert til Tripletex. Alle timer blir sendt, utenom timeføringer som har 0 timer. Timer må også ha enten et prosjekt eller en arbeidstype tilknyttet seg.
Eksempel:
Jeg ønsker å sende Ola Nordmann sine timer for uka, direkte til Tripletex.
Først godkjenner jeg de timene jeg ønsker skal bli sendt over. Dette gjør jeg ved å huke av for "godkjent" på timene.
Deretter trykker jeg på "integrasjoner"-knappen og velger Tripletex
Godkjenn at timene blir sendt til Tripletex. Vi sender kun timer som er godkjent og ikke er "eksportert". Når timene har blitt sendt blir de markert som "eksportert", sånn at du vet at de er sendt fra Svenn.
Tips: Husk at du kan filtrere på timene om de er eksportert eller ikke fra timefiltreringen. Kjekt å bruke for å finne de timene som ikke er sendt til lønn.
Logg inn i Tripletex, gå til timeliste og velg ansatt du sendte timene for. Antall timer ligger nå i Tripletex.
Du kan selvfølgelig sende mer enn 1 timeføring og for flere ansatte. Hvis ansatte har mange timeføringer i Svenn, samler vi dem sammen og sender dem over i en gruppering basert på dag, prosjekt og ulike aktiviteter (oppgaver og arbeidstyper)
Timematrise
En timeføring inneholder som oftest mer informasjon enn bare antall timer. Basert på innholdet, blir det sent ulik data til Tripletex. Nedenfor ser du en matrise over hvordan timene blir sendt fra Svenn til Tripletex basert på hva timeføringen inneholder:
Tables can't be imported directly. Please insert an image of your table which can be found here.
Prosjekt
Oppgave
Arbeidstype
Resultat
Ja
nei
nei
Standardaktivtet settes i Tripletex
Nei
Nei
Ja
Internaktivitet settes i Tripletex basert på arbeidstype. Finnes ikke arbeidstypen blir den opprettet i Tripletex som en ny internaktivitet
Ja
Nei
Ja
Standardaktivtet settes i Tripletex
Nei
Nei
Nei
Timene sendes ikke til Tripletex da prosjekt eller arbeidstype er påkrevd.
Ja
Ja
Ja
Vi anser prosjektaktivtet som en høyere prioritet enn internaktivtet på timen.Oppgave i Svenn blir brukt som prosjektaktivitet i Tripletex.
Sende prosjektaktiviteter (Oppgaver)
Man må velge en prosjektaktivitet når man fører timer i Tripletex mot et prosjekt. Vi har løst det slik at oppgaver i Svenn = Prosjektaktiviteter i Tripletex.
Eksempel:
Ola nordmann har en timeføring i Svenn:
Timer: 07:30
Prosjekt: Male gjerdet
Oppgave: Prosjektering
Sender vi denne timeføringen til Tripletex vil vi opprette en prosjektaktivitet som heter "prosjektering" og sende antall timer som er gjennomført på prosjektet.
For at dette skal bli lettest for deg og dine ansatte, anbefaler vi at dere setter opp "Generelle oppgaver" i Svenn, som er lik "Prosjektaktiviteter" i Tripletex.
Generelle oppgaver i Svenn er tilgjengelig på alle prosjekter, så dere vil slippe å opprette alle oppgavene på hvert prosjekt dere allerede har laget eller kommer til å lage i fremtiden.
Tripletex prosjektaktiviteter:
Svenn Generelle oppgaver:
Sende internaktiviteter (arbeidstyper)
Aktiviteter, som ikke er knyttet til prosjekt, kaller vi internaktiviteter. Disse aktivitetene er ikke fakturerbare. Ønsker du å sende over timer som skal være en internaktivitet kan du gjøre dette ved å bruke arbeidstyper.
Eksempel:
Først lager du de arbeidstypene du ønsker i Svenn under innstillinger -> timer -> Arbeidstyper. Vi anbefaler at du bruker den samme listen som du har under "Internaktivitet" i Tripletex
Opprett så en timeføring som inneholder en arbeidstype. I dette tilfellet er det "Administrasjon". Husk at disse timeføringene ikke må ha et prosjekt på seg, da vil de ikke oppfattes som interne, men som prosjektbaserte.
Send over timene til Tripletex, og du kan se at en internaktivitet kalt administrasjon er opprettet med timeantallet som er sendt over.
Overtid
Oppsett
For å få fakturert overtid på et prosjekt i Tripletex må det opprettes en prosjektaktivitet for hver overtidssats. Gå til timelisteinnstillinger i Tripletex og opprett eks. overtid 100% og overtid 50%.
For at den ansatte skal få utbetalt overtiden som lønn, så må timene også føres på en lønnsart for overtid (dvs prosentsatsen i tillegg til ordinær timelønn = timelønn + overtidsprosent). for å gjøre dette må vi tilknytte prosjektaktivitetene for overtid mot lønnsartene for overtid.
NB: For at man skal kunne tilknytte en lønnsart til aktiviteter i Tripletex må support i Tripletex slå dette på for dere. Ta kontakt med Tripletex Support og be dem sette det opp.
Gå til prosjektaktiviteter, og i fanen "Lønnsart timelønn", knytter du den lønnsarten som dere bruker til overtid. Er du usikker anbefaler vi at du kontakter regnskapsføreren din for bistand.
Sende overtid
Svenn sender overtid som timelønn + overtidsprosent til Tripletex. Overtid som er satt i svenn, blir sendt over til Tripletex som prosjektaktiviteter.
La oss se på et eksempel:
Fra: 08:00
Til: 20:00
Overtid 50%: 16:00-18:00
Overtid: 100%: 18:00 - 20:00
Etter at vi har sendt denne timeføringen til Tripletex vil det se slik ut:
Siden vi har satt opp prosjektaktivitetene mot en lønnsart, blir det automatisk ført riktig i Tripletex for videre lønnshåndtering.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer hvis standardaktivitet ikke er satt i Tripletex?
Timene blir ikke sendt, og det vil komme en feilmelding i loggene som forteller at standardaktivtet ikke er satt.
Hva skjer hvis jeg har en oppgave på en timeføring i Svenn som jeg vil sende over, og som ikke er en prosjektaktivitet i Tripletex?
Vi oppretter en ny prosjektaktivitet i Tripletex og deretter sender vi timene
Hva skjer hvis jeg har flere arbeidstyper på en timeføring og sender over?
Sender du eks 2 timer som har arbeidstype "Administrasjon" og "Interne møter" tilknyttet seg, vil begge disse få ført 2 timer på seg som internaktiviteter i Tripletex