Hvordan sette opp Timebank i Svenn (gammel versjon)

For deg som er godt kjent med hva timebank er og hvordan det fungerer, skal vi nå ta et dypdykk i hvordan man setter opp modulen Timebank i Svenn, og hvordan dere kan få nytte av den.

Tips: Hvis du ikke har lest artikkelen "Hva er timebank og hvordan fungerer det?", anbefaler vi å ta en titt på den ved å klikke her.

Innhold:

1. Slå på Timebank i Integrasjoner

2. Oppsett av kapasitet

3. Automatiske vs. manuelle innskudd

4. Oppsett av uttak fra timebank

5. Rapportering og lønn

6. Ofte stilte spørsmål

Slå på Timebank i Markedsplassen

For å få tilgang til Timebank i Svenn må du først slå det på under "Markedsplass".

Alt du trenger å gjøre er å trykke "Markedsplass" i menyen til venstre, klikke på kortet Timebank, og så trykke "Slå på" helt nederst til høyre:

 

Oppsett av kapasitet

Kapasiteten styrer når Svenn vil gjøre innskudd i timebanken for de ansatte.

Som standard er kapasiteten satt til hverdager fra 08:00 - 16:00, med 30 minutter lunsj.

Denne kapasiteten kan du justere for hver ansatt, ved å gå til "Ansatte" i menyen til venstre, og så trykke på den enkelte ansatte du ønsker å sette kapasitet for, og trykke "Kapasitet":

 

Du vil da få en oversikt over kapasiteten for denne ansatte for hele uka, som du kan justere slik du ønsker.

Som et eksempel kan vi endre min arbeidsuke fra 100% til 80%.

I dette eksempelet jobber jeg alle dager bortsett fra fredager.

For å sørge for at kapasiteten blir riktig for meg, kan jeg da fjerne avhukingen på fredag, og vi ser da at kapasiteten min for uken blir redusert til 30 timer:

Hvis jeg nå registrerer timer på en fredag i fremtiden, vil alle timer som registreres denne dagen bli innskudd i min timebank.

Automatiske vs. manuelle innskudd

Når du slår på Timebank i Svenn vil innskudd automatisk bli beregnet basert på kapasitet.

Eksempler på automatiske innskudd:

1. Jeg registrerer timer fra 08:00 - 18:00 på mandag. Hans har 30 minutter lunsj. Kapasitet er satt til 7,5 timer.
   
   Dette gir et innskudd på 2 timer til timebanken:

   1. 10 timer - 0,5 timer lunsj - 7,5 timer kapasitet = 2 timer

2. Jeg registrerer timer fra 12:00 - 15:00 på fredag. Jeg har ingen lunsj og kapasiteten er satt til 0 timer denne dagen fordi jeg normalt ikke skal jobbe på fredager.
   
   Dette gir et innskudd på 3 timer:

   1. 3 timer - 0 timer lunsj - 0 timer kapasitet = 3 timer.

Hvis du heller ønsker at de ansatte manuelt skal gjøre innskudd i timebanken, er det mulig å skru av automatiske innskudd ved å huke av "Slå av kapasitet for denne brukeren" nederst i ansattkortet, når du er i kapasitetsoversikten:

De ansatte må da ved hver føring det gjelder manuelt skrive inn antallet timer som skal bli satt inn i timebanken, når de fører timene:

Hvis dere velger å bruke denne metoden vil det ikke være noen kobling mellom timeregistreringen i Svenn og Timebanken.

I så måte vil Timeregistrering og Timebank være to helt separate funksjoner i Svenn.

Oppsett av uttak fra timebank

For å gjøre uttak i timebanken må du først sette opp registrering av fravær i innstillingene.

Gå til Timebank i menyen til venstre og trykk Innstillinger:

Du vil da få opp to alternativer for henholdsvis uttak og utbetaling.

Uttak betyr hvilken fraværstype de ansatte vil bruke når de tar ut fravær av typen avspasering fra timebanken:

Utbetaling er den måten du som administrator kan gjøre uttak fra timebanken til de ansatte.

 

Når disse to uttaksmetodene er satt opp, vil du kunne gjøre manuelle uttak fra de ansattes timebanker, og de ansatte vil kunne gjøre uttak gjennom fraværsmodulen i Svenn.

Det du har valgt som navn for uttak, vil dukke opp som en fraværstype for de ansatte:

Hvis en ansatt ber om fravær gjennom ferie og fraværsmodulen, og du aksepterer dette fraværet, vil det bli gjort et trekk i timebanken for disse timene:

Rapportering og lønn

På tidspunktet hvor denne artikkelen blir skrevet er det ingen kobling mellom timebanken og integrasjoner Svenn har til lønnsystemer.

Det betyr at timebanken kun vil fungere som et verktøy for oversikt av timer ansatte har til gode, eller skylder bedriften.

Hvis dere bruker noen av våre integrasjoner til Lønn, og dere ønsker å få med overtidsbetaling eller utbetaling av tillegg, så må dere be de ansatte registrere overtid, eller tillegg, i timeregistreringen som normalt.

 

 

Hvis du har noen spørsmål eller er usikker på ting, er vi alltid tilgjengelig for å hjelpe deg.

Du kan nå oss gjennom chatten inne i Svenn eller ved å ringe oss.