Kom i gang med Avvik

Innhold:

Hvordan opprette et avvik?
1. Fra mobiltelefonen
2. Fra datamaskinen
Avviksmodulen
1. Filtrering og kolonner
Avviksrapporter

Hvordan opprette et avvik?

Avvik i Svenn kan opprettes både fra mobiltelefonen og fra datamaskinen. Når et avvik opprettes gir du det et navn, og fyller inn feltene:

Prosjekt
Kunde (valgfritt, men anbefalt der relevant)
Beskrivelse
Type hendelse (fall, støt, påkjørsel, m.m.)
Type avvik (kvalitet, kundeklager, HMS, m.m.)
Alvorlighetsgrad (observasjon, nestenulykke, ulykke)
Merkelapp
Tildelt til
Årsak
Forebyggende tiltak

Du kan også legge til bilder for å dokumentere avviket.

Fra mobiltelefonen

Trykk på avvik under Dine verktøy eller via avvik i bunnmenyen i appen. Trykk deretter på det oransje +- ikonet øverst i høyre hjørne for opprette et nytt avvik og begynne å fylle ut feltene nevnt over.

Du kan ta bilder direkte i avviket ved å trykke på kamera-ikonet, og deretter velge om du ønsker å benytte deg av kameraet eller bildebibliotek ditt for å dokumentere avviket.

Fra datamaskinen

Trykk på avvik i hovedmenyen på venstre side, og deretter så trykker du på opprett avvik øverst i høyre hjørne.

Du kan også laste opp bilder for å dokumentere avviket ved å trykke på last opp-ikonet og deretter velge bildene du ønsker fra datamaskinen din.

Avviksmodulen

Du finner avviksmodulen i hovedmenyen på venstre side. Når man trykker på avvik havner man i avvikslisten, hvor du får en samlet visning av alle registrerte avvik på kontoen din. Her kan du filtrere, sortere og eksportere rapporter for ett eller flere avvik samtidig.

Du kan tilpasse visningen etter behov. Du kan bytte mellom listevisning og kortvisning. I listevisningen ser du alle avvikene for gitt periode nedover i en liste, mens i kortvisningen vises avvikene som mindre forhåndsvisninger ved siden av hverandre.

Du kan benytte deg av filtrene og kolonnene for å tilpasse hvilke avvik og informasjon du skal se i avvikslisten, og systemet husker valgene dine slik at visningen er den samme neste gang du logger inn.

Filtrering og kolonner

Øverst finner du en rekke filtre. Når du trykker på dem, kan du filtrere avvik etter:

Periode (til og fra dato)
Prosjekt
Kunde
Ansatt
Tildelt ansatt
Status (åpen/lukket)
Alvorlighetsgrad
Type hendelse
Avvikstype
Merkelapp

Du kan bruke ett eller flere filtre samtidig, og dermed tilpasse hvilke avvik du kan se i avvikslisten. Når du vil gå tilbake til standardvisning, trykker du Tilbakestill filtrene.

I listevisningen kan du selv velge hvilke kolonner som skal vises, for eksempel prosjekt, kunde, ansatt, alvorlighetsgrad, type hendelse, status eller dato.

Avviksrapporter

Avviksrapportene i Svenn er utformet med firmaets logo og kontaktinformasjon øverst i rapporten for et mer profesjonelt og personlig preg. Du får også med all informasjonen som er lagt inn i avviket, samt bilder, med i avviksrapportene.

Rapportene inkluderer også et sammendrag som viser totalt antall åpne og lukkede avvik på tvers av prosjekter, samt typer avvik. Dette hjelper deg å se trender og forstå hvilke typer avvik som forekommer oftest.

Du har flere valg når det gjelder nedlasting av avviksrapporter – du kan laste ned en rapport for ett enkelt avvik, kun utvalgte avvik, eller for alle avvikene innenfor angitte filtre.

Nedlasting av rapport på ett avvik

For å laste ned en avviksrapport på ett avvik, gjøres dette ved å trykke på avviket i avvikslisten, og deretter last ned rapport øverst i høyre hjørne. Da vil du få en avviksrapport på kun dette avviket.

Nedlasting av rapport på utvalgte avvik

I avvikslisten kan du velge spesifikke avvik du ønsker å samle i én rapport.
Bruk avhukningsboksene til venstre for hvert avvik for å markere de du ønsker å ta med.

Når du har gjort valgene dine, bruker du flerutvalgsverktøyet nederst på skjermen for å laste ned en samlet avviksrapport med kun de merkede avvikene.

Nedlasting av rapport basert på filtre

Du kan benytte deg av filtrene for å få ut en samlerapport over de avvikene du måtte ønske. Fyll inn filtrene du måtte ønske, derav periode (til og fra dato), prosjekt, kunde, ansatt, tildelt ansatt, status (åpen/lukket), alvorlighetsgrad, type hendelse, avvikstype og merkelapp.

Når du er fornøyd med valgene, så trykker du på last ned rapport øverst i høyre hjørne for å laste ned en rapport som reflekterer valgte filtre.

Dette er spesielt nyttig når du ønsker å lage års- eller kvartalsrapporter, eller samle innsikt på tvers av prosjekter og kunder i én og samme oversikt.

Fikk du svar på det du lurte på? Hvis ikke, ta kontakt med oss på chatten nedrest i høyre hjørne eller send oss en e-post på support@svenn.com så hjelper vi deg 🔨