Lær hva kompetanse-modulen er, og hvordan du kan registrere kompetanse i Svenn.
Uansett hvilken bedrift man har, vil det alltid være enkelte dokumenter man ønsker å strukturere og ta vare på, eller frister man må forholde seg til.
Kompetanse-modulen i Svenn har mange bruksområder, men det vi ser mest av blant våre kunder er:
-
Kompetansebevis / kurs for ansatte, og varsling ved fornyelse av disse.
-
HMS-kort, og varsling ved fornyelse.
-
Varsling ved tid for service på maskiner.
-
Varsling for rutinemessig inspeksjon/uavhengig kontroll på prosjekter.
Innhold:
Slå på Kompetanse-modulen
For å slå på modulen Kompetanse må du gå til Markedsplass i menyen til venstre.
Finn og klikk på kortet Kompetanse. Klikk så på den oransje Slå på-knappen, nede til høyre.
Du får da tilbakemelding om at utvidelsen er slått på, og får et nytt menypunkt i menyen til venstre, under Kvalitet & HMS, som heter Kompetanse.
Ettersom modulen akkurat er slått på, er det ikke lagt opp noen typer kompetanser i listen.
Lage typer kompetanse
Kompetansetyper er merkelapper vi kan gruppere ulike typer kompetanser i.
Eksempler på dette er:
-
Kompetansebevis
-
Kurs
-
Sertifikater
-
Vedlikehold
I dette eksempelet har vi en bedrift med verneombud, hvor intern rutine er at selskapets verneombud skal gjennomføre HMS-kurs hvert andre år. Vi ønsker derfor å sette opp varsel for når neste kurs skal finne sted, samt varsling på utgående HMS-kort for ansatte.
Før vi legger til selve kompetansebeviset, må vi opprette nye typer kompetanser. Dette gjør vi ved å trykke på Innstillinger i menyen til venstre, og så trykke Opprett.
Vi oppretter så to nye typer kompetanser:
-
HMS-Kurs: Verneombud
-
Fornyelse av HMS-kort
Legge til kompetanse
Vi kan nå gå tilbake til Kompetanse i menyen, og trykke Legg til kompetanse:
I skjemaet som åpner seg i sidepanelet, kan vi nå velge 6 nye felter:
-
Kompetanse: Hvilken type kompetanse dette er.
-
Ansatt: Hvilken ansatt kompetansen / varslet gjelder for.
-
Startdato: Når kompetansen ble opprettet / tilkjent.
-
Sluttdato: Når kompetansen må fornyes / utløper.
-
Dato for e-postvarsel: Dato for når du ønsker å få varsel om denne kompetansen.
-
Vedlegg: Eventuelle vedlegg du ønsker å laste opp (Eks: Scann av HMS-kort / Kursbevis / Serviceseddel/ osv.)
Feltene 1 og 2 er påkrevd, mens de andre er valgfrie.
Vi oppretter kompetansen HMS-kurs: Verneombud, ved å fylle inn feltene slik:
Varselet blir da lagt på den ansatte Christopher Krohn, og kursets gyldighet er mellom perioden 08.10.2021 og 09.10.2023. Vi setter også opp et varsel for fornyelse av kurs en måned før beviset utløper (09.09.2023).
Fornyelse av HMS-kort
Et gjentagende bruksområde for kompetansemodulen i Svenn er varsling ved utgående HMS-kort. Dette er et flott eksempel for hele modulens funksjonalitet, så vi vil lage et eksempel på dette også.
Vi har en ansatt ved navn Christopher Krohn, som har et HMS-kort som utløper 15.11.2021. Vi ønsker i Svenn å ha dette HMS-kortet liggende digitalt, og samtidig få varsling på når kortet går ut, slik at vi rekker å fornye det i tide.
Vi trykker igjen på Legg til kompetanse og fyller inn informasjonen i skjemaet:
Pilen på bildet viser at vi har lastet opp en kopi av HMS-kortet som vedlegg på kompetansen.
Dette gjøres ved å klikke og dra et bilde av kortet inn i feltet hvor det står Last opp vedlegg, eller ved å trykke SØK og lete opp bildet fra pcen.
Vi klikker så Lagre og da blir kompetansen lagret, med HMS-kortet lagret som et vedlegg:
Vi vil da få et varsel på e-post den 18.10.2021, om at HMS-kortet utløper og må fornyes.
Fikk du svar på det du lurte på? Hvis ikke, ta kontakt med oss på chatten nederst i høyre hjørne eller send oss en e-post på support@svenn.com så hjelper vi deg 🔨