Gå til innhold
Norsk – Norge
Gå til svenn.com
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Kom i gang med Sjekklister

I denne artikkelen går vi gjennom sjekklister i Svenn, hvordan det fungerer og hvordan du setter det opp.

I Svenn tilbyr vi både et malbibliotek med sjekklister, og muligheten til å lage og redigere dine egne sjekklister. På den måten får du et helt tilpasset system til din virksomhet, samtidig som at du kommer i gang raskt og enkelt, hvis du ønsker det.

Innhold:  

  1. Svenn Malbibliotek

    1. Rediger en sjekklistemal

  2. Lag en ny sjekklistemal

  3. Fyll ut en sjekkliste

  4. Samarbeid på en sjekkliste

  5. Digital signatur 

  6. Rapporter
  2. Svenn Malbibliotek
  3. For å komme i gang med sjekklister i Svenn, må en administrator først opprette egne sjekklistemaler eller importere sjekklistemaler fra Svenn sitt malbibliotek. 
  4. Malbiblioteket i Svenn har en rekke maler for ulike fagområder på forskjellige språk. Malene i biblioteket kan brukes som de er, eller tilpasses. 

    I menyen på venstre side, klikk på sjekklister og deretter dine sjekklistemaler. 
  6. Øverst i høyre hjørne kan man importere sjekklistemaler, enten ved å importere fra Svenn malbiblioteket eller opprette en ny fra bunnen av.
  8. For å se alle malene i biblioteket vårt, klikker du på Svenn Malbibliotek og velg dette alternativet.
  9. Man får da opp et vindu hvor man kan se alle malene vi har og huke av de man ønsker å importere. Du kan også filtrere på språk og kategorier, for å gjøre det enkelt å finne frem til de malene man ønsker.
  12. Rediger en sjekklistemal
  13. Du kan redigere alle sjekklistemaler i Svenn, enten du har laget dem selv eller importert dem fra malbiblioteket vårt. For å redigere en eksisterende sjekklistemal, klikker du på malen. Da åpner malen seg i et sidepanel til høyre, og to knapper med valgene slett og endre kommer frem.
  14. Klikk på endre for å åpne malen i vår skjemabygger.
  16. I skjemabyggeren har du to visninger:

  17. Til venstre: Malinformasjon og forhåndsvisning av malen som en sjekkliste

  18. Til høyre: Skjemabyggeren.

  20. Under malinformasjon, finner du informasjon om hvilken kategori malen tilhører, hva navnet og dokumentnummeret er, samt hvilket revisjonsnummer malen har på nåværende tidspunkt.

  22. TIPS: Revisjonsnummer er en måte å sjekke hvilken versjon av malen en sjekkliste har blitt opprettet basert på. Hvis en ansatt har opprettet en sjekkliste basert på Revisjon 1, og det i ettertid har blitt gjort endringer på denne malen, vil fremtidige sjekklister opprettet på denne malen få note med Revisjon 2. Du kan da skille på forskjellene mellom de to sjekklistene.

  23. Under forhåndsvisning av mal, vil du se hvordan sjekklister opprettet basert på denne malen vil se ut på mobil.
  25. I selve sjekklisten kan du redigere rekkefølgen for hvert enkelt sjekkpunkt ved å klikke og holde på ikonet med de seks prikkene helt til venstre for sjekkpunktet.
  27. og så dra det opp eller ned:
  29. Den røde stiplede linjen, vil vise hvor punktet blir plassert, dersom du slipper sjekklistepunktet.
  30. Selve beskrivelsen / tittelen på punktet kan du enkelt redigere ved å klikke på det.
  32. Nå er det bare å skrive endringen du ønsker å legge til, og så klikke utenfor feltet med musa for å lagre endringen.
  33. Du kan også legge til nye sjekkpunkter ved å trykke på Legg til nytt felt.
  35. Du får da valget mellom å legge til et felt av typen:

  36. Tekst: Utfyllende ansatt kan legge ved en beskrivelse til sjekkpunktet.

  37. Nummer: Utfyllende ansatt kan legge ved et tall til sjekkpunktet.

  38. Dato: Utfyllende ansatt kan legge ved dato til sjekkpunktet.

  39. Alternativ fra liste: Utfyllende ansatt kan legge ved et valg til sjekkpunktet.

  40. Når du er ferdig med å redigere, kan du rykke lagre mal nede i høyre hjørne, for å lagre endringene.
  2. Lag en ny sjekklistemal
  3. En helt ny sjekklistemal må bygges fra bunnen av. For å lage en ny sjekklistemal, trykker man på Opprett ny fra bunnen av. 
  5. Det første du da må fylle ut er malens navn, dokumentnummer, kategori og beskrivelse.
  7. Det er kun malens navn som er påkrevd. Denne informasjonen kan også oppdateres og endres senere hvis det er ønskelig.
  8. Seksjoner
  9. En sjekkliste kan brytes opp i seksjoner for å holde listen ryddig. Dette gjelder spesielt for omfattende sjekklister som innebærer flere arbeidsområder på en byggeplass.
  10. I dette eksempelet lager vi en sjekkliste for våtrom, hvor deler av arbeidet blir utført på forskjellige dager. Vi bryter da sjekklisten opp i seksjonene:

  • Tegninger / beskrivelse kontrollert

  • Materialer kontrollert

  • Underlag kontrollert

  • Fall kontrollert

  • Sluk kontrollert

  • Gjennomføringer kontrollert

  • Påstrykningsmembran kontrollert

  2. Vi kan nå enkelt plassere sjekkpunkter inn i kategoriene de hører hjemme.
  3. Ulike typer sjekkpunkter
  4. I sjekklisten kan du opprette ulike typer punkter eller felt. Disse har spesifikke egenskaper som gjør det mulig for de ansatte å registrere det du ønsker av informasjon på hvert punkt.
  5. Tekst: Tekstfeltet gjør det mulig å legge til en kommentar til et sjekkpunkt. Dette kan eksempelvis være en beskrivelse ved en feil eller anmerkning i sjekklisten.
  6. Tall: Tallfeltet gjør det mulig å legge inn et tall. I vårt eksempel bruker vi det på punktet "7.4 Gulvmembran - Hvor høyt over gulvets høyeste punkt er membranen minimum ført?". Her skal den ansatte som fyller ut sjekklista, dokumentere hvor høyt over gulvets høyeste punkt, membranens laveste punkt er ført.
  8. Dato: Datofeltet gjør det mulig å velge en dato for et sjekkpunkt. Dette kan eksempelvis brukes for å dokumentere hvilken dato et sjekkpunkt er kontrollert, og er spesielt relevant for sjekklister som fylles ut over en lengre tidsperiode.
  9. Alternativ fra liste: Alternativ fra liste er et felt som gjør det mulig for deg å lage en liste med svar som arbeiderne kan velge mellom.
  2. Fyll ut en sjekkliste
  3. Sjekklister kan opprettes og fylles ut både på mobiltelefon og på pcen, men det vanligste er å gjøre dette fra mobilappen mens man er ute i felt. 
  4. En sjekkliste i Svenn fylles ut sjekkpunkt for sjekkpunkt. Du velger om punktet er OK, Feil eller IR (ikke relevant), og kan legge til tekst, bilde eller registrere et avvik (m.m). 

  5. OK: Sjekkpunktet er ok.

  6. FEIL: Sjekkpunktet har feil eller mangler.

  7. IR (Ikke Relevant): Sjekkpunktet er ikke relevant.

  8. IMG_5254
  9. Det er ulike type felter i en sjekkliste, derav tekst, nummer, dato eller velg et alternativ fra liste.  

  10. Sjekklisten lagres automatisk mens du fyller den ut. 


    NB! Hvis flere personer fyller ut det samme sjekklistepunktet, så er det den siste endringen som lagres. Hvis flere laster opp bilder, så lagres alle bildene.

  11. Legge til bilder i en sjekkliste
  12. Du kan legge ved bilder til alle sjekkpunkter i sjekklistene i Svenn-appen. For å gjøre dette må du trykke på Bilder-knappen på sjekkpunktet du ønsker å legge et bilde på.
  14. Du får da et valg om du ønsker å laste opp et bilde du tar med kameraet der og da eller fra galleriet på telefonen din.
  15. Hvis du klikker på Bilder, vil du komme til en oversikt over alle bilder tilknyttet punktet, hvor du kan forhåndsvise dem i appen.
  2. Samarbeid på en sjekkliste
  3. Alle brukere som er tilknyttet et prosjekt, har tilgang til alle sjekklister på det prosjektet – også de som er opprettet av andre.
  4. Hver sjekkliste vises som et kort med navn, status, tilknyttet prosjekt, opprettelses- og redigeringsdato, samt en fremdriftslinje som viser hvor mange spørsmål som er besvart. Du kan utvide kortet for å se en mer detaljert oversikt over status på de ulike punktene.
  5. IMG_5255
  6. Hvis flere brukere redigerer samme sjekkliste samtidig, vises det et varselbanner øverst i sjekklisten med navnene på de andre som redigerer. 
  8. På hvert spørsmål kan du se hvem som sist redigerte det, og når – du trykker bare på brukerens profilbilde for å se detaljer.

  9. Hvis du mister internettforbindelsen: Skulle du miste internettforbindelsen mens du redigerer, får du opp en advarsel om at du er offline. Du kan da velge å bli på siden for å beholde endringene dine (disse lagres automatisk når du er tilbake online), eller forlate siden og forkaste endringene.

  2. Digital signatur på sjekklister 
  3. Når du har fullført en sjekkliste, kan du signere den digitalt for å bekrefte at den er utført. Nederst i sjekklisten finner du knappen «Legg til signatur», som åpner et vindu hvor du kan legge inn:
  • Navn (påkrevd)
  • Stillingstittel (valgfritt)
  • Signatur – tegn signaturen din direkte på skjermen
  1. IMG_5256
  2. Hvis du ikke ønsker å tegne en signatur, kan du velge å fortsette uten. Da får du en advarsel om at du er i ferd med å signere uten signaturbilde, og kan bekrefte med «Legg til uten signatur». Navn og eventuell stillingstittel vises da i signaturseksjonen i stedet for et signaturbilde. Dette passer fint hvis du ønsker å skrive ut sjekklisten og signere den på papir. 
  3. IMG_5258
  4. Du kan legge til flere signaturer på samme sjekkliste – opptil 10 stykker. Rekkefølgen på signeringen blir bevart og vises i rapporten.
  5. Ønsker du å endre en signatur du allerede har lagt til, kan du bruke «Erstatt»-funksjonen. Her kan du tegne signaturen på nytt, men navn og stillingstittel kan ikke endres. Når du bekrefter endringen, oppdateres tidsstempelet, og det er alltid den nyeste signaturen som vises i rapporten.
  2. Rapporter
  3.  Klikk på menyvalget Sjekklister og deretter sjekklisteoversikt. Du vil da bli flyttet til oversikten over alle opprettede sjekklister på kontoen din.
  5. Hvis du nå trykker på sjekklisten du ønsker å ta ut en rapport på, vil du komme til et nytt vindu. Her kan du se en oversikt over status, svar og bilder i sjekklisten. For å laste ned en rapport trykker man dermed på Last ned rapport. Da får man opp alternativene send rapport på epost eller last ned rapport.
  6. For å sende dette til en kunde, eller til seg selv, på epost skriver man inn eposten i epostfeltet eller velger kunden fra nedtrekklisten (obs; epost må da være fylt ut på kundekortet), og deretter trykker last ned og send.
  7. Alternativt kan man trykke dirkete på last ned rapport, så vil denne lastes ned på pcen.
  10. Det er også mulig å laste ned flere sjekklister om gangen, ved å huke dem av og deretter trykke last ned rapport. 
  1. Fikk du svar på det du lurte på? Hvis ikke, ta kontakt med oss på chatten ved å trykke på hjelp eller send oss en e-post på support@svenn.com så hjelper vi deg 🔨