I denne artikkelen får du en rask innføring i hvordan prisliste import fungerer i Svenn Kalkulasjon.
Innhold:
- Prisliste import (produkter)
- Velg filtype (CSV/TXT eller 5001 standard)
- Kartlegging av import-feltene
- Importer prislisten
Prisliste import (produkter)
Du kan enkelt importere egne prislister, enten du skal legge inn en helt ny eller oppdatere en eksisterende prisliste.
Importer en ny prisliste
For å komme i gang, trykk på produkter i menyen på venstre side. Øverst i dette vinduet finner du en knapp som heter importer.
Når du trykker på denne, åpnes et nytt vindu som heter importer produkter. I dette vinduet blir du bedt om å laste opp filen med produktene dine. Du kan enten dra filen direkte inn i feltet som vises, eller trykke på knappen Bla gjennom for å finne filen på datamaskinen din. Filen må være i CSV- eller TXT-format.
Ovenfor opplastingsfeltet finner du et lite hjelpeikon. Hvis du klikker på dette, får du mer informasjon om hva slags filer som støttes og hvordan de bør være strukturert.
Rett under opplastingsfeltet blir du spurt om prisliste du ønsker å importere er en ny prisliste, eller om du ønsker å oppdatere en eksisterende. For å importere en ny prisliste beholder du alternativet ny prisliste og gir prislisten et navn, og deretter trykker neste.
Oppdater en eksisterende prisliste
Hvis du allerede har lagt inn en prisliste i systemet og trenger å gjøre endringer – for eksempel oppdatere priser eller legge til nye produkter – kan du enkelt oppdatere den gamle.
I importer produkter vinduet velger du oppdater eksisterende prisliste, og velger hvilken prisliste det gjelder.
Deretter laster du opp den nye filen din – enten ved å dra den inn i opplastingsfeltet eller ved å trykke på bla gjennom og finne filen på datamaskinen. Husk at filen må være i CSV- eller TXT-format.
Når filen er valgt, blir knappen neste aktiv. Trykk på den for å gå videre til neste steg, hvor du kobler sammen feltene i filen med feltene i produktlisten.
Du kan også trykke på de tre prikkene til høyre for prislisten i oversikten, og trykke oppdater. Da blir du navigert til samme vindu som over, samt at prislisten er forhåndsvalgt. Hvis du vil bytte til en annen prisliste, kan du enkelt velge det fra nedtrekksmenyen.
Velg filtype (CSV/TXT eller 5001 standard)
Videre vil du bli bedt om å velge hvilken filtype import-filen har, her kan man velge mellom CSV/TXT eller 5001 standard.
En CSV-fil (Comma-Separated Values) er en enkel filtype hvor verdiene i hver rad skilles vanligvis med komma eller semikolon. CSV-filer brukes ofte til å importere eller eksportere data mellom systemer.
En TXT-fil (tekstfil) er et filformat som inneholder ren tekst uten formatering. Den brukes ofte som importfil i systemer, der informasjon lagres linje for linje i et strukturert format som systemet kan lese.
5001 standard er et filformat mange leverandører benytter seg av, og følger disse reglene:
Kartlegging av feltene
Når du har lastet opp en fil med produkter, blir du sendt videre til neste steg – nemlig kartlegging av felter. Her skal du matche kolonnene i filen din med feltene som systemet bruker for å registrere produkter.
Selve kartleggingsdelen er delt opp i tre kolonner:
- Produkt-feltet – dette er feltene systemet bruker, for eksempel navn, pris, rabatt osv.
- Fil-feltet – her velger du hvilken kolonne i filen din som matcher hvert av feltene.
- Forhåndsvisning av dataen – her får du en smakebit på innholdet fra filen, slik at du kan sjekke at det ser riktig ut. Er en verdi veldig lang (for eksempel et langt produktnavn), blir den kuttet med tre prikker (…) – men du kan holde musepekeren over for å se hele teksten.
Viktig å vite når du kobler felter
Systemet viser deg en fast liste med produktfelter som kan kartlegges:
- Navn (obligatorisk)
- Kategori
- Artikkelnummer
- NOBB-nummer
- Listepris
- Rabatt i prosent
- Innkjøpspris (netto)
- Enhet
- Produktgruppenummer
- EAN/GTIN
- Antall i forpakning
- Pakningsenhet
Du må minimum koble feltet navn for at importen skal fungere. Det er også lurt å koble så mange felter som mulig, slik at du får et mest mulig komplett produktbibliotek.
Noen felter har et lite hjelpeikon ved siden av navnet. Hvis du klikker på dette, får du mer informasjon om hva slags verdier som bør ligge der.
Du kan også velge om du kun skal importere valgte kategorier, eller om du ønsker å importere hele filen. 
Importer prislisten
Når alt er klart er det bare å trykke på neste, så importeres prislisten. Du vil se en oversikt over progresjonen av importen, ikke gå ut av dette vinduet før importen er fullført.
Når prislisten er klar, finner du den under prislistene dine på venstre side.
