I denne artikkelen går vi gjennom hvordan du sender timer fra Svenn til Tripletex.
Svenn sender timer som er godkjent og ikke eksportert til Tripletex, dette vil vi gå mer i dybden på videre i artikkelen. Det første som er verdt å bite seg merke i er timematrisen for sending av timer.
Timematrise
En timeføring inneholder som oftest mer informasjon enn bare antall timer. Basert på innholdet, blir det sent ulik data til Tripletex.
Svenn sender over alle timer som enten inneholder et prosjekt eller en arbeidstype over til tripletex, det eneste unntaket er timeføringer som inneholder 0 timer.
Det er påkrevet å føre timer enten mot et prosjekt (prosjektaktivitet) eller en arbeidstype (internaktivitet).
Nedenfor ser du en matrise over hvordan timene blir sendt fra Svenn til Tripletex basert på hva timeføringen inneholder:
| Prosjekt | Oppgave | Arbeidstype |
Resultat |
| ja | nei | nei |
Standardaktivtet settes i Tripletex |
| nei | nei | ja |
Internaktivitet settes i Tripletex basert på arbeidstype. Finnes ikke arbeidstypen blir den opprettet i Tripletex som en ny internaktivitet |
| ja | nei | ja |
Standardaktivtet settes i Tripletex |
| nei | nei | nei |
Timene sendes ikke til Tripletex da prosjekt eller arbeidstype er påkrevd. |
| ja | ja | ja |
Vi anser prosjektaktivtet som en høyere prioritet enn internaktivtet på timen.Oppgave i Svenn blir brukt som prosjektaktivitet i Tripletex. |
| ja | ja | nei | Oppgave i Svenn blir brukt som prosjektaktivitet i Tripletex. |
Godkjenning av timer
Som beskrevet over, så vil ikke timene være mulig å sende over til tripletex før de er godkjente i Svenn.
Det er filtrene øverst i timelisteoversikten som bestemmer hvilke timeføringer som vises i oversikten, og vi anbefaler å bruke disse filtrene aktivt.
Du kan godkjenne en og en timeføring ved å huke på knappen for godkjent. Hvis du ikke ser kolonnen for godkjent, kan du lese om hvordan du administrerer kolonner her.
Det er også mulig å godkjenne flere timeføringer i en handling. Det gjøres ved å huke av foran på timeføringen, og deretter velge alle synlige oppføringer og eventuelt alle x oppføringer istedenfor.
- "Alle synlige oppføringer" vil si alle timeføringene som befinner seg på den siden du befinner deg på i timelisteoversikten. Det vil si alle timene du ser på en og samme side.
- "Alle x oppføringer istedenfor" vil si alle timeføringene som er registrert innenfor de filtrene du har valgt i timelisteoversikten.
Når timene er godkjent, er vi klare til å sende timene over til tripletex.
Sende timer fra Svenn til Tripletex
Eksempel
Jeg ønsker å sende Ola Nordmann sine timer for uka, direkte til Tripletex.
Først godkjenner jeg de timene jeg ønsker skal bli sendt over. Dette gjør jeg ved å huke av for "godkjent" på timene.
Deretter trykker jeg på "integrasjoner"-knappen og velger Tripletex
Godkjenn at timene blir sendt til Tripletex. Når timene har blitt sendt blir de automatisk markert som "eksportert", sånn at du vet at de er sendt fra Svenn over til tripletex.
Logg inn i Tripletex, gå til timeliste og velg ansatt du sendte timene for. Antall timer ligger nå i Tripletex.
Du kan selvfølgelig sende mer enn 1 timeføring og for flere ansatte. Hvis ansatte har mange timeføringer i Svenn, samler vi dem sammen og sender dem over i en gruppering basert på dag, prosjekt og ulike aktiviteter (oppgaver og arbeidstyper)
Sende prosjektaktiviteter (Oppgaver)
Man må velge en prosjektaktivitet når man fører timer i Tripletex mot et prosjekt. Vi har løst det slik at oppgaver i Svenn = Prosjektaktiviteter i Tripletex.
Eksempel:
Ola nordmann har en timeføring i Svenn:
Timer: 07:30
Prosjekt: Male gjerdet
Oppgave: Prosjektering
Sender vi denne timeføringen til Tripletex vil vi opprette en prosjektaktivitet som heter "prosjektering" og sende antall timer som er gjennomført på prosjektet.
Sende internaktiviteter (arbeidstyper)
Aktiviteter, som ikke er knyttet til prosjekt, kaller vi internaktiviteter. Disse aktivitetene er ikke fakturerbare. Ønsker du å sende over timer som skal være en internaktivitet kan du gjøre dette ved å bruke arbeidstyper.
Eksempel:
Opprett en timeføring som inneholder en arbeidstype. I dette tilfellet er det "Administrasjon". Husk at disse timeføringene ikke må ha et prosjekt på seg, da vil de ikke oppfattes som interne, men som prosjektbaserte.
Send over timene til Tripletex, og du kan se at en internaktivitet kalt administrasjon er opprettet med timeantallet som er sendt over.
Kontroller om timene er sendt over til Tripletex
I Svenn kan du kontrollere om timene har blitt sendt over til Tripletex ved bruk av eksportert/ ikke eksportert filteret. Som nevnt over, så blir alle timer automatisk huket på som eksporterte hvis eksporten ev timene er vellykket.
Hvis det derimot er noen timer som ikke ble vellykket eksportert, vil disse ikke være huket på som eksporterte.
Over kan du se to eksempler på timeføringer som ikke har blitt eksportert til Tripletex, og knappen for eksportert er dermed huket av (være grå).
Hvis man opererer med en større mengde timeføringer, anbefaler jeg å benytte deg av filtret for eksportert -> nei. Da vil kun timene som ikke har blitt eksportert dukke opp. 
Når man så har kartlagt at noen timer ikke har blitt eksportert over korrekt, kan man sjekke i loggene hvorfor timene ikke har blitt overført.
Ofte stilte spørsmål
-
Hva skjer hvis standardaktivitet ikke er satt i Tripletex?
-
Timene blir ikke sendt, og det vil komme en feilmelding i loggene som forteller at standardaktivtet ikke er satt.
-
-
Hva skjer hvis jeg har en oppgave på en timeføring i Svenn som jeg vil sende over, og som ikke er en prosjektaktivitet i Tripletex?
-
Vi oppretter en ny prosjektaktivitet i Tripletex og deretter sender vi timene
-
-
Hva skjer hvis jeg har flere arbeidstyper på en timeføring og sender over?
-
Sender du eks 2 timer som har arbeidstype "Administrasjon" og "Interne møter" tilknyttet seg, vil begge disse få ført 2 timer på seg som internaktiviteter i Tripletex
-