Lerne, wie du in der App und am PC Arbeitszeiten erfasst und wie du Baustellentages- und wochenberichte runter lädst.
Die Zeiterfassung in Svenn ist für Handwerker gemacht, die von unterwegs arbeiten. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Bedürfnisse und kann daher selber festlegen, wie die Zeit erfasst werden soll und welche Automatismen verwendet werden sollen. Zuerst zeigen wir dir, wie du Arbeitszeiten sowohl in der App als auch am PC erfasst.
Zeiterfassung am PC
Klicke auf Zeiterfassung im Menü auf der linken Seite. Hier siehst du alle Zeiten, die du oder deine Angestellten bereits erfasst haben.
Klicke auf “Neue Zeiterfassung”
Jetzt öffnet sich ein Feld, in dem du die Arbeitszeit erfassen kannst.
Trage die Uhrzeit ein, von wann bis wann du gearbeitet hast und wieviel Pause du gemacht hast. Wähle den Kunden und das Projekt aus, bei dem du heute gearbeitet hast. Du kannst zusätzlich eine Aufgabe auswählen und Notizen hinterlegen. Als Administrator kannst du zudem auswählen, für welchen Mitarbeiter die Zeiterfassung erfolgen soll. Zudem kann ein Administrator in den Einstellungen festlegen, wie und was erfasst werden soll und muss. Zuerst aber speichere erstmal deine erfassten Daten.
Die Arbeitszeit, die du eben erfasst hast, findest du jetzt in der Übersicht aller erfassten Zeiten. Wenn du als auch deine Mitarbeiter weitere Zeiten erfassen, erscheinen diese ebenfalls in der Übersicht. Als Administrator kann man alle erfassten Zeiten sehen und ändern. Die Mitarbeiter sehen nur die eigenen Zeiterfassungen.
Zeiterfassung in der Svenn App
Um eine neue Arbeitszeit zu erfassen, klicke im Startbildschirm auf das Feld Zeiterfassung und dann auf Neue Zeiterfassung. Es öffnet sich nur ein neues Fenster, in dem du alle Daten erfassen kannst. Wenn du z.B. von 8 Uhr bis 16 Uhr gearbeitet hast, dann trägst du die Zeiten entsprechend ein, gibst deine Pause ein und wählst sowohl Kunden als auch Projekt. Auch in der App kannst du eine Aufgabe auswählen und Notizen eintragen. Wenn du alles, was für dich relevant ist, eingegeben hast, klicke auf Speichern.
Die Arbeitszeit wurde nun erfasst und du siehst diese in der Übersicht unter heute. Alle erfassten Zeiten werden automatisch in der Übersicht dargestellt.
Hier siehst du 3 Reiter, heute, aktuelle Woche und eigene. Die erfassten Zeiten finden sich automatisch unter den entsprechenden Reitern wieder, basierend auf dem Datum. Beispiel: Heutige Zeiterfassungen findest du morgen unter dem Reiter aktuelle Woche. Zeiterfassungen, die für die Woche davor erfasst wurden, findest du im Reiter Eigene. In diesem Reiter kannst du selber wählen, welcher Zeitraum dir angezeigt wird.
Zeiten können auch ohne Internetverbindung erfasst werden. Wenn du wieder online gehst, werden sie automatisch in die Cloud übertragen. Dies ist gerade dann praktisch, wenn du an Orten arbeitest, an denen es ein schlechtes Netz hat.
Willst du dich einstempeln, wenn du anfängst zu arbeiten?
Um dich einzustempeln, klicke auf das Plus in der Mitte unten und wähle Einstempeln. Wähle anschließend das Projekt, an dem du arbeitest. Jetzt startet automatisch ein Zähler, der die ganze Zeit angezeigt wird. Um dich auszustempeln, klicke auf Ausstempeln. Die Arbeitszeit wird jetzt automatisch gespeichert.
Denk dran, deine Arbeitszeit jeden Tag zu erfassen. Du hast dann eine bessere Kontrolle darüber, wie viel du gearbeitet hast und dein Chef hat eine bessere Gesamtübersicht.
Die tägliche Zeiterfassung wird schnell mal vergessen. Wir benachrichtigen dich an Werktagen um 19 Uhr via Pushnachricht, solltest du für den Tag noch keine Arbeitszeit erfasst haben. Du brauchst keine manuellen Stundenzettel ausfüllen, wenn du deine Zeiten in der App erfasst, kann dein Chef diese sehen und deine Gehaltsabrechnung anhand der von dir erfassten Stunden vornehmen.
Wenn du dir deine Stundenzettel genauer anschauen willst, kannst du einfach auf den Reiter Eigene klicken und selber festlegen, welchen Zeitraum du dir anschauen willst. Du kannst jedoch auch auf Berichte erstellen klicken und dir da über die Filter einen Bericht anschauen oder herunterladen.
Herunterladen von Stundenzetteln
Die Zeiterfassungen der Mitarbeiter zu bekommen, ist nur der halbe Job. Mit Svenn sparst du viele Stunden an Folgearbeit, indem erfasste Stunden ausgewertet und Arbeitsstunden den Mitarbeitern, Projekten und Kunden zugeordnet werden. Stundenzettel sind oftmals die Basis der Rechnungsstellung, sie werden aber auch intern für die Projektabrechnung und für die Gehaltsabrechnung benötigt.
Als erstes legst du fest, welche Daten du im Bericht haben möchtest. Dies machst du, indem du die entsprechenden Spalten anklickst. Entferne die Häckchen bei den Spalten, die du nicht im Bericht haben möchtest. Beispiel: Entfernst du das Häckchen bei Pause, dann wird die Spalte Pause nicht im Bericht enthalten sein.
Du kannst div. Filter auswählen, bevor du den Bericht herunterlädst. Du kannst z.B. den Zeitraum festlegen, der im Bericht enthalten sein soll. Du kannst aber auch nach Mitarbeitern, Kunden, Projekten und Aufgaben filtern.
Klicke auf Bericht herunterladen und wähle die Gruppierung aus. Zur Wahl stehen Datum, Mitarbeiter, Kunde und Projekt. Wir gruppieren die Zeiterfassungen dann entsprechend deiner Wahl. Wählst du z.B. Projekt, dann fassen wir alle Zeiten zusammen, die jeweils auf die Projekte erfasst wurden und summieren diese entsprechend.
Klickst du auf Bericht herunterladen, bekommst du eine Vorschau des Berichts angezeigt. Den Bericht kannst du als PDF oder Excel-Datei herunterladen, aber auch direkt als PDF einem Kunden via E-Mail senden.
Jetzt wird eine Datei erstellt und automatisch heruntergeladen. Die meisten Browser zeigen dir die heruntergeladene Datei ganz unten in der linken Ecke an. Du kannst auf die Datei klicken und diese direkt öffnen. Wenn du keine Datei siehst, dann wurde diese üblicherweise im Ordner Download gespeichert. Dieser befindet sich auf deinem Computer.
Gut zu wissen
Du kannst einen Bericht direkt per E-Mail an einen Kunden senden, indem du auf den Senden Button klickst.